Меж трех огней: практические советы

«Меж трех огней: практические советы, как hr менеджеру себя обезопасить от ошибок внутренних и внешних раскоммуникаций»

Рынок рекрутмента начинает оживляться. Три встречи с заказчиками на одной неделе, почти как в старые времена. Как близнецы братья одна встреча похожа на другую. А именно, менеджеры по персоналу обсуждают вакансию с руководителями подразделения вместе с нами «впервые» или получают вновь открывшуюся для себя информацию о требованиях к кандидатам, уровне заработной платы и функциональных обязанностях.   Это часто встречается в нашей практике.  Современный мир бизнеса предполагает очень высокую загрузку, и иногда у менеджеров по персоналу нет возможности лично переговорить с внутренними заказчиками. Поэтому на наши  встречи  менеджеры по персоналу приглашают и руководителей. Именно для того чтобы услышать, каким кандидатам  руководитель отдает предпочтение.

И мое сердце наливается кровью, т.к. и понимаю, что на хрупкие плечи внутренних hr-ов ложится очень тяжелый груз внутренних и внешних коммуникаций. А именно, внутренний hr находится меж трех огней: внутренний заказчик – подразделение, куда подбирается специалист, кандидаты, которые хотят трудоустроиться любым путем, и внешний рекрутер.

Если в отношениях с внешними рекрутерами все просто, и часто позиция менеджеров по персоналу следующая,  мы вам платим, значит и отношения выстраивайте с нами сами. Что собственно и приходится делать консультантам по подбору персонала. И грамотно выстроенные отношения с заказчиком составляют не менее  90 процентов успеха.

То отношения с внутренним заказчиком и соискателем, неважно каким он путем найден самостоятельно или с помощью кадрового агентства, является зоной ответственности внутреннего hr. И тут приходится потрудиться.

Имидж компании формируется ни один год. В течение  первого года существования, как правило, никто из управленцев, собственников  не озадачен формированием впечатления у работников, соискателей о  компании. И чем дольше существует компания, тем устойчивей впечатление о компании на рынке труда.

Первым лицом, с которым сталкиваются  соискатели, является представитель службы персонала. Как менеджер по персоналу взаимодействует с потенциальными сотрудниками, такое впечатление о компании и складывается. Часто в нашей практике возникают  случаи, когда в поиске наиболее подходящих специалистов, мы наталкиваемся на кандидатов, которые уже взаимодействовали с нашим клиентом. И звучат жалобы. «Я был на встрече, обещали перезвонить и не перезвонили.» «Сказали, что я очень понравился и ни привета, ни ответа.» «Я им позвонил, а они мне, почему то, отказали. Так и не объяснили мне причину отказа.» И т.д. и т.п.

Очень важный момент в формировании имиджа компании на рынке  правильная обратная связь кандидату. Нельзя говорить, мы вам перезвоним и не перезванивать. Если вы  пообещали, перезвоните, а лучше никогда не обещайте. Вы же не можете всем перезвонить.  Заготовьте фразы, которые обеспечат вам возможность не перезванивать всем кандидатам. Например:

1. В случае, если вы не знаете, понравится ли или не понравится  этот кандидат руководителю.

Для того чтобы принять решение нам необходимо время. Думаю, 3-5  дней нам хватит. Мне удобнее, если вы перезвоните мне сами  такого числа. И я сообщу Вам о нашем решении. Если мы примем решение в вашу пользу, я свяжусь с Вами раньше.

1. Однозначно кандидат не ваш, но вы не готовы назвать в данный момент  причину для отказа.

Сначала назовите слабые стороны кандидата. Возможно, он сам в дальнейшем поймет причину отказа. А не поймет, значит вам такой сотрудник не нужен.

После этого, скажите, что в данный момент вы рассматриваете еще несколько кандидатов. Встречи продляться как минимум до такого то числа. Если вы не свяжитесь с ним до следующего числа, значит вы отдали предпочтение другому кандидата. Скажите, что вы  всегда можете узнать о нашем решении. Для этого вы можете позвонить мне после такого то числа по моим контактным телефонам.

1. Кандидат вам понравился, но скорее всего вы не можете предложить ему должность или заработную плату, на которую он реально претендует.

 «Ваш опыт очень понравился нам. Но в данный момент у нас нет возможности предложить Вам то, чего вы действительно заслуживаете. Мы очень рады знакомству с Вами. Информация остается в нашей базе данных. Если у нас будут достойные Вас предложения, мы свяжемся с Вами.» Такие фразы формируют положительную реакцию у кандидата

Приучите своих внутренних клиентов – руководителей подразделений никогда не давать ответ кандидату сразу. Первое впечатление может измениться. Заготовьте фразы для руководителей подразделений в виде инструкции на одном листе, и сложите их пополам. Если вы видите, что руководитель готов дать ответ здесь и сейчас передайте листок руководителю. С просьбой посмотреть еще вот это.  Смена акцентов, остановит вашего руководителя от преждевременного озвучивания своего решения.

Примеры фраз-заготовок:

1. На все случаи жизни, ни к чему не обязывающая  фраза, однако формирующая впечатление серьезной компании.

Благодарю Вас за встречу. Было приятно познакомиться. Представитель службы персонала (кадрового агентства) свяжется с вами.   Если служба персонала (кадровое агентство)  не свяжется с вами до такого то числа, значит мы отдали предпочтение другому кандидата. Вы всегда можете узнать о нашем решении у представителя службы персонала (кадрового агентства). У вас есть их телефон?

1. Кандидат очень вам понравился, вы боитесь, что он примет другое предложение. Но в  то же время есть какие то сомнения.

Ваш опыт очень понравился нам. Но по правилам нашей компании, мы принимаем решения коллегиально. Поэтому я должен показать ваше резюме своему непосредственному руководителю (директору  и т.п.). Думаю, 3-5  дней мне (службе персонала) хватит, чтобы согласовать вашу кандидатуру далее. Мне удобнее, если вы перезвоните мне (в службу персонала) сами  такого числа. И мы (служба персонала, кадровое агентство) сообщим Вам о наших дальнейших шагах. Если мы примем решение раньше, я или служба персонала свяжемся с Вами.

Такая фраза дает понять кандидату, что он интересен, и вы оставили себе возможность изменить свое решение.

Интернет ресурсы по поиску и подбору персонала теперь предлагают много различных, удобных сервисов для своих пользователей. Один их них это шаблон ответов кандидатам. Однако, когда кандидат активно ищет работу, то шаблонные ответы дают понять, что собственно он ничем не отличается от других кандидатов и насколько его резюме интересно потенциальному работодателю не понятно. Сухие фразы, что «в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение», «возможно, мы вернемся в вашему резюме». Оставляет надежду кандидатам, но в то же время дает четко понять, что это обычная отписка и кандидат никогда на самом деле не узнает почему он не подошел.

Какие основные раскоммуникации происходят внутри компаниях между внутренним заказчиком и менеджером по подбору персонала?

1. Как правило, руководители считают, что внутренний hr сам прекрасно должен знать какой им специалист нужен. И внутренний заказчик не хочет тратить свое драгоценное время на объяснения, кто именно нужен в его подразделение.
2. Представлен ни один кандидата, но так никто и не нанят. Почему?  В процессе, поиска руководитель понял, что большинство функций не нужны, кандидаты не подходят потому что «ну не наш он человек» понимаешь, не наш.
3. Руководитель боится взять на себя ответственность за найм «неправильного человека». Вот и происходит, человек нужен срочно, вчера, а сегодня принять решение сложно. Вот и возникает ситуация, когда hr-ры ищут и ищут «идеального» кандидата.

Конечно, каждая компания индивидуальна, в ней каждый день возникают нестандартные ситуации. Но некоторые методы помогают улучшить процессы поиска сотрудников.

1. Будьте бюрократами, особенно, если требования по вакансии меняются каждый день. Что написано пером не вырубишь топором.

Внедряйте письменное описание позиции. В идеале, руководитель сам должен сформировать требования. Если этого не удалось добиться, запишите с его слов. Пусть распишется, что все записанное верно. Так будет проще противостоять  ежеминутной перемене требований.

Делайте акцент на численное или качественное  определение требований. Стаж работы не менее скольки лет? Опыт работы в каких компаниях, отраслях? Личные качества?

Конечно, найти можно любого специалиста, если понятно кого именно искать.   Очень часто от руководителей можно услышать, да ты показывай кандидатов, а мы уж там решим.

Вопрос? А кого именно показывать? Показать можно и курьера на должность инженера? Возьмете?

1. Общение с внутренним заказчиком – руководителем подразделения часто похожи на переговоры с  вашими внешними клиентами, потребителями. Поэтому будьте клиентоориентированным. 

Сложно вести работу, если не понятно, что надо делать. Поэтому уточняйте, переспрашивайте, используйте перефраз. «Правильно я Вас понял, поняла? ». Вы сказали, что….. Значит ли это, что  нам нужен  такой человек, нужно сделать то-то и то-то.

Руководитель подтвердил ваши слова, запишите все на бумаге и под подпись.   См. пункт 1.

1. Давайте четкую обратную связь. Представляйте письменные отчеты. Современные средства связи позволяют делать это быстро и целенаправленно. Рассказывайте, кто есть на рынке труда, и почему в России вы не можете найти сварщика со свободным английским языком.

Письмо, отправленное по электронной почте, всегда можно повторить с указанием первой даты отправки.

1. Будьте вежливы и терпеливы. Часто реакция руководителя бывает направлена на вас не потому, что вы, что-то плохо сделали, а потому что понедельник сегодня тяжелый.  Зайдите позже, когда будет более спокойная обстановка или будет больше времени. Руководителям, как и вам приходится перерабатывать огромное количество информации и у него тоже есть начальник.

Ольга Малышева  Управляющий директор Norman Consulting