сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

полный список

Последние обсуждения

  07.02.2019 16:17:10
Компания 3М – трансформация бизнеса и развитие электронной коммерции
  06.02.2019 18:48:31
3М увеличивает инвестиции в локализацию в России
  06.02.2019 15:35:01
требуется человек для приглашения на собеседования
  05.02.2019 10:48:28
Компания 3М объявила финансовые результаты 2018 года
  29.01.2019 17:28:50
Больше половины пассажиров общественного транспорта в Москве заглядывают в телефоны соседей


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Оптимизация структуры службы персонала
Автор: Валентин Катькалов, директор по персоналу ООО "Концепт"
Дата публикации: 20.01.2005

Версия для печати

Оптимизация структуры службы персонала

Каждый руководитель любой организации, и тем более холдинга, так или иначе, сталкивался с проблемой оптимизации службы персонала. Безусловно, тема важная. Решения, принимаемые при этом, неоднозначны. И, тем не менее, подходы могут быть различными.

Попробуем рассмотреть структуру небольшого холдинга с числом предприятий более 100 и численностью более 2000 человек.

Все нормативные документы по определению численности сотрудников отдела кадров (службы персонала) базируются на старых нормативах и очень часто не учитывают специфики требований, существующих в организации (холдинге). Безусловно, ими можно ограниченно пользоваться, но только для количественной оценки. На самом деле, полученные цифры в действующей структуре могут оказаться ниже оценочных данных, по двум причинам.

Во-первых, не надо содержать кадровиков в каждой структуре. За счет объединения групп предприятий можно значительно сэкономить. И таким образом, один инспектор по кадрам может вести кадровое делопроизводство нескольких сотен человек. Во-вторых, количество менеджеров по персоналу, которые занимаются подбором персонала, может быть также оптимизировано за счет специализации по направлениям. И это справедливо, если брать в расчет только основных специалистов в службе персонала. Но фактически в службу персонала входят и специалисты по мотивации и заработной плате, юристы, психологи. Многие функции, которые часто пытаются "навесить" на службу персонала с большим успехом решаются внутри подразделений. Например, разработка Положений и Должностных инструкций. Кто может лучше знать – какие должностные обязанности должны быть, например, у экономиста планового отдела? Конечно, начальник этого подразделения. Он может поручить непосредственно самому экономисту разработать проект инструкции, а потом отредактировать и доработать лично. Форма документов и методика их разработки, безусловно, в этом случае, остается за службой персонала. Далее, например, проведение аттестации. Все вопросы к аттестации, как правило, готовят руководители подразделений. Служба персонала занимается организационными вопросами. Аналогично это касается разработки других подобных документов.


Об этом, как правило, не говорят, но важную роль отводят взаимозаменяемости сотрудников службы персонала, особенно во время отпусков, болезни или экстренных ситуаций. Как это важно для нормальной работы всех, пояснять не будем.

Не менее значимую роль играет четкое распределение функциональных обязанностей между сотрудниками. Здесь не должно быть двойного дублирования функций, но и не должно быть пустых зон безответственности. Каждый дублер знает, что если его коллега заболел или ушел в отпуск, то все его оперативные функции переходят к нему. Поэтому, кто что делает и на каком этапе, знают все. Трудностей при вышеозначенных ситуациях, как правило, не бывает.

Психологическая совместимость всех сотрудников службы персонала, как и в любом подразделении, сомнений не вызывает. Подбор кандидатов в службу персонала должен вестись с учетом мнения всех сотрудников службы персонала. Даже если начальник службы "за" и хоть один сотрудник "против", принимается решение - такого кандидата не брать. Данный подход позволяет иметь стабильный коллектив, а это значит гораздо больше, чем иметь сверхграмотный коллектив каждого со своим "Я". Безусловно, руководитель службы должен трезво оценивать предложения коллектива по рассматриваемым кандидатам и, соответственно, принимать взвешенное решение.

Далее, каждый сотрудник службы персонала должен знать и уметь работать в одной из кадровых программ: "БОСС-КАДРОВИК", "1С-зарплата-кадры", "Парус". Но не ради галочки, а ради понимания глубины всех процессов, как по кадровому учету, так и по расчету зарплаты с учетом всех возникающих факторов и проблем.

Какие задачи решаются Службой персонала, зависит от специфики предприятия. Например, в нашем случае, служба персонала, как самостоятельная структура, работает на договорной основе и решает следующие задачи:

1.2.1. Рекрутинг:
· Оформляет заявку Заказчика на подбор специалистов. Подбирает и оценивает для Заказчика специалистов в соответствии с требованиями Заказчика. Проводит в несколько этапов собеседования и конкурсные исследования. Передает руководителям резюме с оценочными листами для принятия решения. Формирует кадровый резерв.
· Организует собеседования с кандидатами. Производит прием и оформление на работу лучших отобранных кандидатов.
· Оказывает помощь новым сотрудникам в адаптации к условиям работы в банке в период испытательного срока. В случае не прохождения испытательного срока кандидата производит замену специалиста из резерва.

1.2.2. Аутсорсинг:
  • Проводит анализ персонала, изучение личных и деловых качеств сотрудников. Конфиденциально доводит полученную информацию до Заказчика. Формирует методику системы аттестации и оценки кадров. Готовит приказы и материалы для аттестации сотрудников организации (подразделения). Участвует непосредственно в работе комиссии по аттестации.
  • Участвует в разработке положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, правил внутреннего распорядка.
  • При необходимости, по поручению Заказчика и за его счет организует обучение сотрудников Заказчика и кандидатов на соответствующие должности в образовательных учреждениях.
  • Разрабатывает и внедряет систему адаптации, проводит оценку прохождения испытательного срока новыми сотрудниками.
  • По заданию Заказчика разрабатывает, анализирует и внедряет систему моральной и материальной мотивации персонала.
  • Составляет и оформляет трудовые договора и контракты.
  • Оформляет первичную кадровую документацию. Осуществляет оформление переводов, отпусков и увольнений сотрудников.
  • Ведет табели учета рабочего времени с последующим их подписанием у руководителей подразделений.
  • Осуществляет учет, хранение и ведение трудовых книжек сотрудников Заказчика. Обеспечивает новыми бланками трудовых книжек впервые принимаемых сотрудников.
  • Формирует и ведет банк данных о персонале.
  • По поручению Заказчика осуществляет подготовку пакета документов на должностных лиц Заказчика, подлежащих согласованию в ГУ ЦБ РФ, при назначении на руководящие должности.
  • Формирует документы в дела для передачи в архив.

1.2.3. Консалтинг:
  • Оказывает услуги в виде консультаций по трудовому законодательству и управлению персоналом.
  • Консультирует Заказчика по вопросам рациональной организации труда сотрудников. По его заявке формирует и разрабатывает критерии эффективности работы персонала.


1.2.4. Прелиминаринг:
  • По заданию Заказчика проводит презентации организации, знакомит студентов и выпускников с ней. Готовит документы по заключению договоров на практики и стажировки.
  • Привлекает молодых специалистов-выпускников для работы на предприятиях холдинга.

1.2.5. Другие услуги:
  • Направляет на медицинские осмотры кандидатов, если в соответствии с санитарными и иными нормами занятие соответствующих должностей требует медицинского освидетельствования.
  • Организует оформление пособий, оформление путевок для отдыха сотрудников, членов их семей за счет средств Фонда социального страхования.
  • Осуществляет контроль соблюдения режима работы.
  • Сопровождает процедуры оказания помощи социально незащищенным слоям населения и спонсорской помощи.
  • Ведет воинский учет военнообязанных.
  • Формирует базу данных для работы программы 1С "Зарплата-Кадры".

Естественно, еще раз подчеркну, такой перечень в зависимости от специфики компании, может быть разным.

Важную роль в оптимизации структуры службы персонала играет и руководство компании. Если служба персонала является только исполнителем воли руководства организации, то она не играет решающей роли в делах компании. И соответственно, оптимизация проходит по уровню минимальных требований к ней. Если служба персонала занимается широким кругом вопросов, вплоть до формирования фонда заработной платы с учетом мероприятий мотивационного плана, то, соответственно, и перечень специалистов в такой структуре будет гораздо шире. Безусловно, любой думающий руководитель не будет "раздувать" кадровую структуру без соответствующего анализа и четкого понимания – а что мне это дает ? Он десять раз подумает о формировании структуры службы персонала, и только потом принимает взвешенное решение. Фонд заработной платы такой структуры, естественно должен зависеть от результатов труда компании. Имея определенный фонд заработной платы и штат подразделения, руководитель службы персонала может дополнительно оптимизировать структуру с учетом современных решаемых задач.

Итак, какова же должна быть структура службы персонала ?

В простейшем случае она строится на основе требований руководства и должна обеспечивать выполнение всего перечня задач. Вашему вниманию предлагается следующая схема:


В нее включены все необходимые сотрудники, которые в полной мере охватывают список стоящих задач. Поясним некоторые позиции. Так, например, заместитель директора по персоналу, кроме своей прямой функции в период отсутствия директора по персоналу, занимается учебой, бытом, отдыхом, лечением, условиями труда, страхованием и т.п., т.е. фактически, всем комплексом социально-бытовых вопросов. Менеджер по персоналу занимается подбором персонала, вводом в должность и адаптацией сотрудников. Функции начальника отдела кадров и инспекторов практически не претерпели серьезных изменений по отношению к старым подходам. Но, учитывая новые требования, они занимаются исключительно кадровым делопроизводством. В основном, оформляют издание приказов, ведут базу данных в программе 1С "Зарплата-Кадры" и ей подобным, оформляют личные дела, трудовые книжки, готовят документы в архив. При наличии в холдинге удаленных предприятий на них присутствует, как правило, ограниченный состав кадровой службы. Либо – начальник отдела кадров, либо инспектор. В крайнем случае, при небольшом штате, функции кадрового работника выполняет секретарь организации.

Экономист по вопросам труда и зарплаты занимается не только вопросами нормирования труда, тарификацией и т.п., в узком смысле, но и в широком смысле – вопросами оптимизации структур и подразделений, мотивацией и систематизацией подходов по начислению заработной платы. Несомненно, если руководство придает большое значение этому направлению, то одним экономистом здесь не обойтись. Специалист (инженер) по технике безопасности необходим там, где это диктуется производственной необходимостью. И по большому счету, он должен заниматься не только техникой безопасности, но и организацией рабочих мест, их паспортизацией, что, в конечном итоге, связано непосредственно с безопасными методами ведения и организации труда.

Начальник бюро пропусков в различных предприятиях может иметь различную подчиненность (например, службе безопасности). Но нам представляется более оптимальным починить его службе персонала, поскольку учет рабочего времени ведется с помощью системы контроля доступа, и требования, предъявляемые к точности отображения информации о рабочем дне сотрудников должны выполняться без промежуточных звеньев. Что, впрочем, не исключает взаимодействия бюро пропусков со службой безопасности.

В структурной схеме не показан табельщик, функции которого фактически выполняет система контроля доступа, и на основании данных которой, по окончании месяца, вносится информация в базу данных программы 1С. Безусловно, сама по себе эта процедура автоматически не происходит, так как возможны сбои либо из-за человеческого фактора, либо техники. Поэтому перед занесением информации, сформированной системой контроля доступа, в базу программы 1С, производится ее рассылка всем руководителям подразделений, которые этот "электронный табель учета рабочего времени" просматривают и редактируют. И уже только после этого табель вводится непосредственно в 1С для расчета заработной платы.

Рассмотренная структура службы персонала, конечно же, не является идеальной. Но тем не менее, она позволяет, в определенной мере, оптимизировать расходы на ее содержание, увидеть взаимосвязь различных элементов службы персонала.


Share |

 

Имя 
Пароль  забыли?
Присоединяйтесь!

Новые материалы

   Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
   Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
   Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
   Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
   Сколько в среднем получают владимирские врачи?


Последние комментарии

  
   мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
   Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
   Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
   вы можете оставлять активную ссылку на источник 
Все статьи


Интервью




Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
все интервью


О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM