сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

полный список

Последние обсуждения

  15.01.2019 15:06:23
Агрегаторы по подбору персонала
  28.12.2018 11:36:21
Специалист по подбору персонала (Банк)
  17.12.2018 18:30:24
Как защититься от контрафакта в сфере СИЗ
  14.12.2018 12:44:43
Капитализация российских компаний с участием женщин в Советах директоров растет в 1,4 раза быстрее среднерыночной
  07.12.2018 15:33:06
Компания 3М объявила, что обязуется соблюдать принципы устойчивого развития при выпуске всех новых продуктов


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Подбор персонала. Глава 2. Планирование и бюджетирование

      Тематические разделы:
      Подбор персонала
      Статьи
      Статьи : Найм и удержание
      Книги

      Дата публикации: 05.08.2017






      2. ПЛАНИРОВАНИЕ И БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

      ПЛАНИРОВАНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ

      В ПЕРСОНАЛЕ

      Процесс подбора персонала — один из проблемных и в то же вре-

      мя самых необходимых в жизни любой компании. Так как он стоит

      денег, задача менеджера по подбору — оптимизировать его, сделать

      максимально эффективным и низкозатратным без потери качества.

      Один из путей к этой цели — планирование потребностей

      в персонале.

      Планирование потребностей в персонале (кадровое планиро-

      вание) позволяет определить количественную и качественную по-

      требность в нем.

      Качественная потребность — необходимые категории, про-

      фессии, специальности, уровень квалификационных требований

      к персоналу.

      Задача определения количественной потребности в персо-

      нале сводится к расчету необходимой численности работников

      на определенный временной период.

      Планирование потребностей базируется на штатном расписа-

      нии, плане замещения вакантных должностей и данных об име-

      ющихся и запланированных рабочих местах и должно дать ответы

      на следующие вопросы:

      • сколько работников, какой квалификации, когда и где будут

      необходимы?

      • каким образом можно привлечь нужный и сократить из-

      лишний персонал?

      • как лучше использовать персонал в соответствии с его спо-

      собностями?

      • каких затрат потребуют запланированные кадровые меро-

      приятия?

      На рисунке 5 схематически представлено, как происходит пла-

      нирование потребностей в персонале.

      Определение численности — один из самых важных вопросов

      при кадровом планировании. В западных компаниях, как прави-

      ло, есть нормативы по численности, они устанавливаются в штаб-

      квартире и зависят от планируемых бизнес-показателей, произ-

      водительности труда, объемов производства и других значимых

      факторов деятельности организации. В российских же компаниях

      с этим процессом дела обстоят на порядок сложнее. Как прави-

      ло, процессы не стандартизированы, вакансии возникают не при

      планировании человеческих ресурсов или анализе потребностей

      в персонале, а в стихийном порядке. В таких случаях вакансия от-

      крывается либо с подачи линейного руководителя, либо по ини-

      циативе топ-менеджеров. Очень редко подбор осуществляется

      на плановой основе. Вспомните ответы руководителей на вопрос

      о срочности вакансии. Примером может служить типичный диа-

      лог представителя службы персонала и управленца: «Когда нужен

      новый сотрудник?» — «Вчера!»

      Зачастую новую должность создают просто потому, что могут

      себе это позволить. На самом деле необходимо руководствоваться

      принципами нормирования труда, анализа трудозатрат и эффек-

      тивности использования рабочего времени. Это сложные процес-

      сы, но только они позволяют определить, действительно ли необ-

      ходима эта должность и в какой момент она реально должна быть

      заполнена.

      Какие методы можно использовать, если перед вами встал во-

      прос определения оптимальной численности?

      Рис. 5. Планирование потребностей в персонале

      Существуют следующие наиболее простые, но и наименее точ-

      ные методы:

      • экспертных оценок — с использованием опыта руководите-

      лей, которые оценивают потребность в персонале своего под-

      разделения;

      • бенчмаркинга, т. е. сбора и сравнения численности персонала

      с численностью аналогичных подразделений основных конку-

      рентов;

      • внутренней оценки — путем сбора и сравнения численности

      персонала с численностью аналогичных подразделений своей

      компании.

      Имеются и другие, более точные, но и более трудоемкие

      с точки зрения затраченного времени оценки численности пер-

      сонала.

      1. Фотографии рабочего дня (ФРД). Этот метод позволяет

      оценить длительность производственных циклов, длительность

      операций хронометрируется сторонним наблюдателем, появляет-

      ся возможность нормировать деятельность не только рабочих, но

      и инженерно-технического персонала.

      2. Факторное нормирование — установление взаимосвязей

      между основными факторами деятельности предприятия и чис-

      ленностью, необходимой для выполнения процессов.

      Владельцы процессов называют ключевые факторы деятель-

      ности предприятия (например, численность, объем производства,

      частота ремонтов, количество поставок), влияющие на объем тру-

      дозатрат данного процесса. Этот метод эффективен при нормиро-

      вании численности с последующим пересмотром оргструктуры

      или с целью последующего прогнозирования.

      Сравнение методов оценки численности персонала представ-

      лено в табл. 3.

      Еще один важный вопрос кадрового планирования — вопрос

      распределения и использования имеющихся ресурсов согласно

      компетенциям.

      При хорошо организованной работе с персоналом во многих

      случаях также заблаговременно планируются сроки замены име-

      ющихся сотрудников — например, в связи с предстоящим уходом

      на пенсию, карьерным перемещением по результатам аттестации

      и другими причинами.

      Важный фактор, который влияет на определение потребности

      в подборе персонала, — это существующая текучесть.

      В ряде случаев можно прогнозировать ожидаемую теку-

      честь персонала. Например, в крупных компаниях розничной

      торговли существует довольно стабильная текучесть рядовых

      работников. С учетом этого в планы подбора персонала можно

      включать работу по поиску кандидатов для предполагаемой за-

      мены.

      Немаловажный фактор, который существенно влияет на пла-

      ны подбора — это расширение бизнеса.

      Давайте рассмотрим, очень схематично, каким может быть по-

      рядок появления новых позиций при возникновении новых видов

      деятельности?

      • определяются цели и задачи создания подразделения/от-

      дела, результаты его деятельности, потребители услуг (для

      кого предназначены результаты деятельности данного под-

      разделения), вклад данного подразделения в достижение

      стратегических целей компании — набор ключевых показате-

      лей эффективности;

      • формируется оргструктура — должности и соподчиненность,

      создается профиль позиций (Приложение 1), количество

      штатных единиц (численность определяется одним из вышеу-

      казанных методов);

      • оценивается значимость должности для определения ее места

      в общей структуре компании (Приложение 2. Критерии оцен-

      ки должностей);

      • установливается грейдный диапазон должностей;

      • оценивается бюджет по ФОТ нового подразделения, сравни-

      ваются изменения ФОТ в связи с введением нового подраз-

      деления;

      • утверждаются структура и штатное расписание нового подраз-

      деления;

      • вводится новое подразделение, новые должности в штатное

      расписание;

      • согласовываются с руководителем приоритеты в закрытии ва-

      кансии, устанавливаются сроки их закрытия.

      Подготовка плана подбора. В какой точке формируется план

      подбора?

      Данный процесс схематично выглядит следующим образом:

      1. Стратегия «оцифровывется» и формируется финансовая

      модель компании или бизнес-план, в котором фиксируются клю-

      чевые финансовые показатели, нормативы, которые спускаются

      финансовой службой всем остальным подразделениям, в том чис-

      ле и HR-подразделению.

      2. Руководители бизнес-подразделений защищают у генераль-

      ного директора или на Бюджетном комитете, или на Правлении

      (все зависит от системы управления компанией) стратегические

      инициативы по достижению ключевых показателией эффектив-

      ности (бизнес-показатели: объем продаж, прибыль, рентабель-

      ность, доля рынка и др.) и ресурсы, которыми данные показатели

      будут достигаться. Необходимые кадровые ресурсы отражены в

      штатном расписании и как следствия — в бюджете на оплату тру-

      да. Штатное расписание содержит как наличные ресурсы, так и

      новые штатные единицы. Как правило, одним из ключевых пока-

      зателей для принятия штатного расписания является фонд опла-

      ты труда (далее ФОТ), который должен составлять определен-

      ную долю в продажах. Ключевой экономический посыл, которым

      руководствуются, — это темпы роста продаж должны опережать

      темпы роста ФОТ. Если объем продаж не будет выполняться, в

      первую очередь будет автоматически сокращаться количество но-

      вых единиц (ФОТ на вакансии).

      3. После согласования бюджетов зарабатывающих подраз-

      делений происходит защита необходимых кадровых ресурсов

      вспомогательных подразделений, которые зависят от принятых

      бизнес-показателей компании. В данном случае одним из клю-

      чевых факторов, который влияет на утверждение ресурсов, —

      это показатели производительности. Для каждого бизнеса они

      будут свои. Хотя для универсальных должностей, которые не-

      обходимы для каждого бизнеса вне зависимости от его специ-

      фики, будут следующие: для бухгалтерии — количество обраба-

      тываемой первичной документации, для юристов – количество

      заключаемых договоров, для подбора – количество вакансий на

      рекрутера и т. п.

      4. HR-служба собирает потребности в кадровых ресурсах (в

      персонале) и проводит экспертизу: проверяет обоснованность

      расширения штатов с учетом установленных показателей доли

      ФОТа, производительности труда, нормативов численности;

      определяет соответствие указанных должностей действующему

      штатному расписанию, чтобы их номенклатура не раздувалась

      без основания, а новые позиции появлялись только при появле-

      нии действительно новых видов деятельности, так как это под-

      разумевает разработку новых профилей должностей, грейдов

      (вилок заработных плат) и т. п. После согласования всех стра-

      тегий и проведенной вышеуказанной экспертизы утверждаются

      изменения в штатном расписании и составляется план потреб-

      ностей в персонале. Таким образом, кадровое планирование осу-

      ществляется «сверху», исходя из финансовых возможностей, но

      при этом учитываются потребности, заявленные «снизу».

      2. ПЛАНИРОВАНИЕ И БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

      5. После того как определены потребности в персонале,

      определяются методы их закрытия — через перемещение, через

      внутренний подбор, кадровые агентства и т. п. В зависимости от

      принятой стратегии подбора дополнительно план подбора увели-

      чивается на процент текучки, который имеет то или иное подраз-

      деление, при этом отдельные подразделения имеют свою сезон-

      ность в текучке, это также необходимо учесть при формировании

      общего плана подбора и понимания количества вакансий, которые

      будут в работе. План подбора компании на год и далее в зависи-

      мости от горизонта планирования в компании. Каждая вакансия

      имеет свои сроки заполнения и свой бюджет.

      С учетом изложенных факторов (новые вакансии, расшире-

      ние бизнеса, замена, текучесть, перемещеняи и др.) отдел под-

      бора персонала может организовать планирование потребности

      в подборе сотрудников. Очевидно, что всего при этом не пред-

      усмотришь. Но если есть грамотно составленный план (на год,

      квартал, месяц), экстренные ситуации, когда необходим сроч-

      ный подбор, являются скорее исключением, чем правилом. И

      работа отдела подбора компании не превращается в сплошное

      «затыкание дыр».

      Преимущества планирования. План позволяет:

      • спрогнозировать количество вакансий;

      • определить оптимальные, реальные и предельно допустимые

      сроки закрытия той или иной вакансии;

      • спрогнозировать загрузку менеджеров по подбору, сопоста-

      вить загруженность по подбору персонала в различные мо-

      менты времени, например можно спланировать подбор таким

      образом, чтобы не пришлось одновременно закрывать десять

      вакансий, так как это сразу скажется либо на сроках, либо на

      качестве;

      • оптимальным образом определить методы привлечения пер-

      сонала с учетом внутренней загрузки;

      • на основании спланированных мероприятий по привлечению

      и подбору подготовить оптимальный бюджет на поиск и оцен-

      ку, свести к минимуму срочные, «горящие» вакансии, которые

      нужно было закрыть еще вчера.

      Планирование — один из признаков высокой культуры ме-

      неджмента компании. Наличие плана подбора персонала явля-

      ется необходимым условием для бюджетирования деятельно-

      сти отдела подбора. Действительно, отсутствие такого бюджета

      или, напротив, его наличие, объем и структура являются важ-

      ными характеристиками постановки работы с персоналом в

      компании.

      Как быть, если система менеджмента в вашей компании еще

      далека от идеала?

      Мы рекомендуем составлять план подбора персонала в лю-

      бом случае. Лучше иметь ориентировочный план, чем не иметь

      никакого. А далее все в ваших руках — «продайте» идею пла-

      нирования потребностей в персонале руководству, покажите ее

      преимущества, расскажите зачем это нужно. Говорите с менедж-

      ментом на одном языке — языке бизнеса! Существуют же план

      продаж, финансовый план, план маркетинговых мероприятий.

      Поэтому будет вполне логичным планировать и потребности в

      персонале.

      Степень заинтересованности руководителей в планировании

      зависит от следующих факторов:

      • уровня менеджмента компании — если он высок, то суще-

      ствует система планирования и бюджетирования, включаю-

      щая планирование и бюджетирование затрат на персонал;

      ключевой составляющей затрат на персонал, по данным

      AXES Monitor, является фонд оплаты труда (в среднем по-

      рядка 90%, минимум 70%); план по вакансиям, как правило,

      имеет также конкретный фонд оплаты труда, который явля-

      ется частью общего;

      • позиционирования HR-службы — если ваша роль не огра-

      ничивается кадровым администрированием, то план подбо-

      ра является результатом общего процесса планирования в

      компании. Если пока кадровое планирование не встроено в

      общий процесс компании, начните с малого — разделите ва-

      кансии на плановые (учтенные в плане подбора) и внепла-

      новые (возникшие спонтанно); в связи с тем, что плановые

      вакансии принимаются в работу автоматически, а по внепла-

      новым предлагаются альтернативные пути работы (кадровые

      агентства, поставить в ·лист ожидания· и т. п.), мотивация

      руководителей подразделения участвовать в процессе плани-

      рования может повыситься.






      Share |

       

      Версия для печати

      Читайте также

      Как устроиться на руководящую должность в трудные времена
      Как устроиться на руководящую должность в трудные времена

      Финансовый кризис оставил без работы тысячи менеджеров. Столкнувшись с суровой реальностью, безработные профессионалы занялись переоценкой ценностей, осмыслением карьеры и цели в жизни. Вам это знакомо? Вы не одиноки. В эпоху экономических потрясений судить о своей профессиональной ценности сложнее, чем когда-либо. А главное, непонятно, как продавать себя будущему работодателю (что ему нужно?) и договариваться об условиях новой работы.


      Как помочь своему протеже
      Как помочь своему протеже

      Вы поспособствовали повышению своего подчиненного и теперь переживаете, сумеет ли он справиться с новой ролью. Как помочь подопечному освоиться?



      Телефонный профотбор

      Принято считать, что в процессе трудоустройства «моментом истины» является очное собеседование с кадровиком. Но во многих случаях приглашению на интервью предшествует телефонный разговор с рекрутером. Естественно, никто не ведет печальной статистики разбитых человеческих надежд, уязвленного самолюбия, и можно только догадываться, сколько вполне достойных людей и хороших специалистов получили отказ именно на этой, промежуточной, как считают, стадии переговоров с потенциальным нанимателем

      Практические советы при проверке рекомендаций
      Практические советы при проверке рекомендаций

      Сразу хочу обратить внимание на одно неписаное правило рекрутера: никогда нельзя запрашивать рекомендации в компанию, где кандидат продолжает работать, т. к. вы рискуете получить неадекватную характеристику, а также доставить массу неприятностей соискателю.


      Качество, стоимость или соответствие – что движет процессом найма в вашей компании?
      Качество, стоимость или соответствие – что движет процессом найма в вашей компании?

      Недавно, перечитывая бестселлер бизнес литературы «Предпринимательский миф» Майкла Гербера, я понял, что многие предлагаемые в книге принципы развития бизнеса могут быть перенесены непосредственно на корпоративное подразделение рекрутинга.

      Имя 
      Пароль  забыли?
      Присоединяйтесь!

      Новые материалы

         Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
         Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
         Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
         Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
         Сколько в среднем получают владимирские врачи?


      Последние комментарии

        
         мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
         Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
         Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
         вы можете оставлять активную ссылку на источник 
      Все статьи


      Интервью




      Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
      все интервью


      О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM